Informativa privacy di Kairos HUB
App Android "Kairos HUB" e pannello app.kairos-hub.it. Aggiornata il 27 settembre 2026.
Chi siamo e chi decide sui dati
Kairos HUB è il software di centralino telefonico e gestione dei contatti sviluppato da Ultimize Digital Srl, Via Fincato 270, 37131 Verona, P.IVA 04944760232. Lo usano le organizzazioni clienti (per esempio scuole di formazione) per il lavoro dei propri collaboratori.
Per i dati trattati nel lavoro (contatti, lead, chiamate, registrazioni, messaggi) il titolare del trattamento è l'organizzazione che ti ha dato l'accesso. Ultimize tratta questi dati per suo conto, come responsabile del trattamento, solo per far funzionare il servizio.
Chi può usare l'app
Solo i collaboratori con un account creato dall'amministratore della propria organizzazione. Non ci si può registrare dall'app e non è destinata al pubblico né ai minori.
Quali dati tratta l'app
- Account: nome, email, ruolo, scuole a cui sei assegnato, stato "in servizio".
- Telefono: modello, versione dell'app e un codice per recapitare le notifiche (Firebase Cloud Messaging di Google). Serve solo a farti arrivare chiamate e avvisi; si toglie quando premi "Esci".
- Microfono: l'audio passa solo durante le chiamate che fai o ricevi con Kairos, ed è inviato al centralino della tua organizzazione. Le chiamate possono essere registrate e trascritte solo se l'organizzazione lo ha attivato, con la sua informativa.
- Dati di lavoro: contatti e lead, note, esiti, appuntamenti, messaggi WhatsApp della scuola, cronologia delle chiamate.
- Dati tecnici: registri di funzionamento ed errori, per sicurezza e assistenza.
L'app non legge posizione, rubrica, foto o file del telefono, non mostra pubblicità, non usa sistemi di tracciamento pubblicitario e i dati non vengono venduti.
Permessi del telefono
- Notifiche: lead nuovi, richiami, appuntamenti e chiamate.
- Notifiche a schermo intero: la schermata "Chiamata in arrivo" con Rispondi e Rifiuta, anche a schermo bloccato, come un'app di telefonia.
- Microfono: per parlare durante le chiamate.
- Batteria senza restrizioni (facoltativo): perché le chiamate non arrivino in ritardo su alcuni telefoni.
Dove sono i dati
Database e pannello su server nell'Unione europea (Supabase e Vercel, Francoforte), centralino su un server in Italia (Aruba). Le notifiche passano da Firebase Cloud Messaging (Google). Se l'organizzazione attiva le funzioni di intelligenza artificiale (trascrizione, riassunto delle chiamate, assistente vocale), i contenuti necessari sono elaborati da OpenAI o ElevenLabs, anche fuori dall'Unione europea, con le garanzie previste dal GDPR (clausole contrattuali standard o decisione di adeguatezza).
Sicurezza e conservazione
Tutte le connessioni sono cifrate (HTTPS e, per l'audio delle chiamate, DTLS-SRTP). L'accesso ai dati dipende dal ruolo assegnato dall'organizzazione. I dati restano finché l'account è attivo o per i tempi decisi dall'organizzazione titolare; disinstallando l'app i dati salvati sul telefono vengono cancellati.
I tuoi diritti e la cancellazione dell'account
Puoi chiedere accesso, correzione o cancellazione dei tuoi dati e dell'account all'amministratore della tua organizzazione, che può disattivarlo e cancellarlo dal pannello, oppure a Ultimize Digital Srl scrivendo a privacy@ultimize.it: la richiesta viene girata all'organizzazione titolare. Puoi anche rivolgerti al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).